Aperçu de DevonThink 2.0

Nicolas Furno |

Devonthink [2.0 – Français – 49,95 $ à 149,95 $ (selon les éditions) – Mac OS 10.5] est un gestionnaire de documents pour Mac OS X. Mais DevonThink n'est pas un simple gestionnaire de documents qui ferait doublon avec le Finder, c'est un outil très puissant d'indexation et recherche, et bien plus encore. Après un long développement en beta, DevonThink 2.0 vient de passer en version stable. Cette mise à jour majeure est si vaste que nous ne pouvons pas lister ici la longue liste des nouveautés et améliorations. En attendant un test complet, voici un aperçu rapide des nouveautés les plus importantes.

Signalons en préambule que DevonThink se décline en nombreuses versions, de la simplifiée DevonNote jusqu'au vaisseau amiral DevonThink Pro Office. Vous pouvez consulter les différences entre chaque édition sur le site officiel, et nous signalerons dès que possible les fonctions réservées à certaines versions. Un guide interactif peut également vous aider à choisir.

DevonThink 2 (pro et plus) permet de gérer en même temps plusieurs bases de données de documents et son moteur est annoncé comme plus efficace et rapide. De nouveaux modes d'ajout à la base de données sont disponibles : le Sorter est une application indépendante qui est toujours disponible dans un coin de l'écran, même quand DevonThink est fermé. On peut y glisser des documents qui seront automatiquement ajoutés à vos données. Le logiciel peut également ajouter au Finder un dossier spécial, une boite de dépôt qui se synchronise avec DevonThink.



Cette nouvelle version ajoute aussi le concept de boite de réception globale. Quand vous ajoutez un document à DevonThink sans préciser sa destination, c'est là qu'il est stocké. Vous pouvez ensuite répartir les différents éléments dans les boites de réception de chaque base de données. La corbeille globale contient, quant à elle, les corbeilles de chaque base.



L'interface générale de DevonThink Pro Office - Cliquez pour agrandir


L'interface du logiciel a été profondément remaniée. Elle est toujours très modulable et s'adaptera en fonction des écrans et des habitudes de chacun. Par défaut (mais uniquement à partir de l'édition Pro), on trouve sur la gauche deux panneaux, l'un pour sélectionner une base de données, l'autre pour naviguer à l'intérieur d'une base de données. Les données sont organisées de manière classique en dossiers : en jaune, ceux que vous avez créés avec l'application et en bleu, les dossiers du disque dur que vous vous contentez d'indexer dans DevonThink. Cette fonction (absente de DevonNote) est très utile pour centraliser des données sans les dupliquer.



Un système d'onglets permet d'ouvrir plusieurs documents en même temps. Un onglet contient un document, une page web ou même un ensemble de documents en grille.



Parmi les nombreuses autres nouveautés d'ordre esthétique, signalons un usage intensif des technologies de Snow Leopard. QuickLook permet ainsi d'avoir un aperçu de tous les documents, tandis que Coverflow est intégré au logiciel pour une consultation rapide d'images ou autres documents. La liste des types de fichiers compatibles est d'ailleurs la même que celle de QuickLook.



DevonThink 2 ajoute à la notion de dossiers celle de tags. Chaque tag fonctionne comme un dossier et peut contenir des groupes ou des fichiers. Les tags sont néanmoins plus souples que les dossiers puisqu'un fichier peut avoir plusieurs tags sans être dupliqué. Quand on ajoute un fichier dans un tag, le tag est automatiquement ajouté. Chaque tag peut aussi rassembler plusieurs sous-tags.



DevonThink 2 conserve et améliore une intelligence artificielle qui permet de créer automatiquement des liens entre les documents, en fonction de leur contenu. Concrètement, cette fonction vous permet d'obtenir une liste de documents proches de celui que vous consultez actuellement, mais aussi de trier automatiquement des documents en fonction du contenu des dossiers que vous avez déjà créés.



L'intelligence artificielle de DevonThink en action.


Les fichiers PDF sont désormais mieux gérés par DevonThink. On peut les annoter à l'aide de post-it ou de commentaires (ci-dessous), ajouter des formes en transparence ou des liens. Ces annotations sont lisibles et modifiables dans Aperçu, et réciproquement. Les fonctions d'édition de Mac OS X (notamment la réorganisation des pages, ou le rassemblement/découpage de fichiers PDF) sont également présentes. L'édition Pro Office permet même la création de documents texte grâce à son moteur de reconnaissance optique des caractères (OCR) intégré.



Ce moteur lui permet également d'automatiser l'ajout de documents papier. DTPO fonctionne ainsi avec les scanners automatiques de type Snapscan (tous les scanners pris en charge par Mac OS X sont supportés) et permet l'ajout d'un grand nombre de documents papier, en format texte. L'OCR utilisé est désormais celui d'Abby FineReader, annoncé comme plus efficace.

Autre nouveauté de la version 2 réservée à DevonThink Pro Office, l'interface web a été entièrement réécrite et modernisée. Cette interface permet de consulter l'ensemble des contenus d'une ou de plusieurs bases de données avec un simple navigateur. Cela peut se faire sur un réseau local (avec reconnaissance automatique si Bonjour est installé), ou sur Internet à condition de configurer correctement son routeur.



L'interface web de DTPO (cliquez pour agrandir)




L'interface permet également de créer des notes qui ne peuvent contenir que du texte.


Cette interface web fonctionne également sur les terminaux mobiles et notamment les iPhone et iPod touch. Les fonctionnalités sont alors identiques. Faute d'une application native — celle-ci est en développement —, c'est une solution fonctionnelle si vous avez besoin d'accéder à distance à votre base de données.



L'interface web vue depuis un iPhone.


DevonThink est un logiciel très complet, sans doute complexe au premier abord, mais extrêmement puissant. Si vous devez gérer une grande quantité de documents en les mettant en relation, c'est l'outil qu'il vous faut. Si vous êtes une petite entreprise, DevonThink sera un excellent outil d'archivage de vos données papier. Mais ce peut-être aussi un bon moyen de rédiger des notes reliées entre elles, tout simplement. À moins que vous souhaitiez sauvegarder vos mails ou enregistrer des sites entiers. La possibilité de scripter le logiciel, les modèles de documents sont autant d'éléments qui font de DevonThink un outil central si vous devez gérer de nombreux documents.

Tags
avatar Damtux | 
C'est un truc a tout faire quoi...
avatar legallou | 
J'ai mis longtemps à prendre ce logiciel après le test sur CUK le conseillant, craignant qu'il soit trop complet. Finalement, il est possible de commencer simplement sans ce lancer dans les Tag, et déjà là la seule fonction de recherche, mieux que Spotligh, et la possibilité d'ouvrir autant de document désiré, fait que je ne regrette pas, et même que je mets tout dans DEVONthink.
avatar lukum | 
Je possède DevonThink depuis ses débuts, et hier je suis passé à la version Office Pro par upgrade. De tous les logiciels de gestion de documents testés jusqu'ici, DevonThink me semble le plus abouti et le plus solide. Reste que les nombreuses fonctionnalités offertes demandent un peu de temps pour être prises en main et réellement exploitées, même si la base est assimilée de manière assez intuitive. Tout ce qui tourne autour des tags par exemple, mérite de se plonger dans le manuel... Cela dit, c'est un vrai soulagement de ne pas avoir à ouvrir 10 logiciels pour visionner les documents, pratiquement tout grand format est lisible dans les fenêtres de visualisation, chose plus qu'appréciable.
avatar Nostra_Damus | 
Je l'ai acheté en version pro il y a 2 mois, et le scanneur Fujistu a immédiatement suivi. Je scanne tous les documents qui entrent, et pas mal de mails.Un vrai bonheur pour celui qui veut organiser ses documents et les retrouver instantanément. Un peu cher en version pro mais un investissement qui le vaut largement
avatar Psylo | 
Tout a fait les fonctionalités qu'on aimerai voir directement implémentés dans le finder et les autres filemanagers des OS concurents.
avatar pickwick | 
@Psylo : absolument pas d'accord car tout le monde n'a pas besoin d'une telle usine à gaz et d'une telle complexité. Apple sait faire simple, si vous voulez compliqué et super-puissant, achetez Devonthink ou Pathfinder dans un autre genre, mais SURTOUT, SURTOUT ... qu'Apple n'impose JAMAIS de pareils outils. Très utile mais il faut les vouloir... et pas les subir !!
avatar omni | 
@pickwick : qui peut le plus peut le moins. Si Apple fournissait quelque chose d'aussi puissant, rien n'obligerait personne à s'en servir… Mais bon l'usine à gaz réside là où on l'a construite : je reconnais que je gère beaucoup de documents en tous genre et de tous types. A force da créer des dossiers et des sous dossiers = usine à gaz. Tagger les documents = oui mais je ne prends pas le temps… Les organiser = j'essaie
avatar MacGyver | 
pickwick, je ne suis pas familier avec Devonthink mais il me senble qu'apple propsoe le meme type de gestionaire avec Iphoto ou Itunes. Une difference notable est toutes les options de reglages par Devonthink (mais apple est toujours radin la-dessus). Ou bien me gourre-je ????
avatar Anonyme (non vérifié) | 
L'avantage de DTP, c'est qu'il sait s'auto-organiser. La fonction de tri automatique est vraiment puissante... Il reste effectivement à intégrer la notion de tags, je ne la connais pas encore très bien, mais je pense que ça peut être un accès intéressant à la donnée. En tout cas, je l'utilise de manière intensive depuis plus d'un an et DevonThink ne m'a encore jamais failli ! Au début il faut apprivoiser l'ensemble, c'est vrai, mais l'interface reste dans les standard Apple donc on s'y fait vite. Et même si on n'utilise qu'une infime partie des fonctions du logiciel, il reste très utile pour gérer des documents je pense.
avatar PowerGif88 | 
j'utilise evernote ou showbox pour la fonction archivage mail je vois pas l'utilité
avatar pitou69 | 
Le couple Devonthink + Scansnap de Fujitsu, c'est INCROYABLE ! La GED (Gestion Electronique des Documents) est à la portée des particuliers. J'ai plus un papier qui traine chez moi, sitôt récupéré de ma boite aux lettres, sitôt archivé, et planifié s'il s'agit d'une facture avec date d'échéance. MAGIQUE !
avatar pat3 | 
Je pose la question qui tue: quelles améliorations par rapport à la version précédente? Je pose la question parce que je me suis rendu compte que les nouvelles versions développées à grand renfort de versions beta sont parfois un ré-habillage des fonctions de l'ancienne version (quand certaines ne disparaissent pas). Donc, y a-t-il quelque part un comparatif DevonThink Personal 1.9.16 et 2.0?

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