Overlap : trouvez l'heure idéale de réunion pour votre équipe sur plusieurs fuseaux horaires

Stéphane Moussie |

Moleskine a récemment publié une nouvelle application destinée à gérer son emploi du temps. Contrairement au calepin Journey ou à l'agenda Timepage, Overlap est complètement gratuite.

L'application, disponible sur Mac, iPhone et iPad, a été réalisée par l'éditeur pour ses propres besoins. L'équipe, dispersée sur cinq fuseaux horaires différents, n'arrivait pas à trouver une heure de réunion qui convienne à tous. Overlap vise rendre cette tâche moins pénible en permettant de visualiser graphiquement la disponibilité de chacun.

Overlap sur iPad. On peut personnaliser les intitulés de chaque fuseau et même ajouter des remarques.

Cette horloge mondiale prend la forme de barres dont la couleur change en fonction de la disponibilité. Dans l'exemple ci-dessus, la couleur bleue pour Tokyo signifie que cet horaire ne convient pas dans cette ville. En revanche, c'est bon pour la France et Montréal, qui sont dans le vert (on remarque pour Montréal un peu de bleu à gauche, signe d'une disponibilité qui vient de débuter).

Pour trouver un horaire qui convienne à tous, on fait glisser une des barres jusqu'à ce qu'elles soient toutes dans le vert. Si la personne travaillant à Tokyo n'a pas besoin d'assister à cette réunion, on peut masquer temporairement la ville en appuyant longuement dessus. Les heures de disponibilité sont réglables individuellement.

Overlap sur iPad

On dispose d'une autre aide matérialisée par un graphique en forme de vague. Plus celle-ci est haute, meilleure est la disponibilité pour chacun des membres de l'équipe.

Les heures de disponibilité sont réglables individuellement pour chaque zone et on peut faire apparaître les événements de son calendrier en haut de l'application, pour éviter un chevauchement de réunions.

Overlap sur Mac

Bien que quelques explications soient données au premier lancement, le fonctionnement de l'application n'est pas limpide au début, en particulier sur Mac, où les interactions sont inhabituelles (il s'agit d'un portage de l'app iPad réalisé avec Catalyst). Mais une fois qu'on a saisi les gestes — largement exploités, comme dans les autres apps Moleskine — et la logique, Overlap se révèle efficace.

Les données sont synchronisées via iCloud sur toutes les plateformes. À noter que j'ai essuyé quelques plantages sur Mac. Si vous devez régulièrement gérer des événements sur plusieurs fuseaux horaires, ça ne vous coûte rien d'essayer Overlap.


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Doodle reste le produit le plus simple

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Tiennent-ils compte des jours fériés de chacun des pays?

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J’ai aussi pensé à Doodle, qui a en plus l’avantage d’être déclaratif, alors qu’il me semble à première vue qu’Overlap est efficace en cas d’agendas partagés. Toujours est-il que ça semble être un bon outil de visualisation des compatibilités horaires des équipes.

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