Avec la régularité d'un métronome, FileMaker met à jour Bento, la déclinaison grand public de son gestionnaire de bases de données. Un an après Bento 2, voici donc Bento 3 [3.0.1 — Formulaire — Mac OS X 10.5.7 – Français – 39,95 € (licence unique, offre temporaire de mise à jour pour 15 €) ou 79 € (licence familiale)].



Proposée à un prix toujours modeste, cette version apporte le partage de bibliothèques et la protection par mot de passe, mais aussi la gestion des photothèques iPhoto. Cela suffit-il à justifier le prix de la mise à jour ? Réponse en images... Si vous ne connaissez pas Bento, vous pouvez commencer par lire le test de la version précédente : Bento 2, la base de données pour tous. Nous nous intéresserons ici à ce qui a changé depuis la version 2.

Interface

Avec Bento 3, FileMaker renforce encore l'aspect grand public en mettant plus en avant les images, et en s'approchant encore plus de l'interface d'iTunes 8 ou celle d'iPhoto 09. Ainsi, les enregistrements d'une bibliothèque sont présentables sous la forme d'une grille, comme dans les gestionnaires de médias d'Apple.

En mode grille, si votre formulaire contient une image, c'est cette dernière qui s'affiche. Sinon, vous aurez un aperçu du formulaire, ce qui n'a qu'un intérêt limité, à moins d'avoir très peu de champs. Au passage de la souris, les images sont présentées en entier, et on peut faire défiler les différents formulaires le cas échéant.



L'affichage des données du mode grille peut être personnalisé. La taille des aperçus se règle avec un curseur, mais surtout on dispose de quatre emplacements pour afficher des informations récupérées parmi les champs d'une bibliothèque. Pratique pour avoir une vision d'ensemble.



De nombreux thèmes sont toujours proposés par Bento, cette fois horizontalement. Si les thèmes offerts sont en général élégants et efficaces, on regrette le manque de souplesse dans leur modification. Par exemple, on ne peut toujours pas changer la police ou simplement mettre un bout de texte en gras, alors que ce serait souvent utile. Par contre, on peut disposer les éléments plus librement sur la grille : auparavant ils étaient systématiquement ajoutés en haut d'une page, il est désormais possible de les ajouter au niveau d'une ligne en particulier.



Bento 3 ajoute dix nouveaux modèles de bibliothèques qui permettent de mettre en place très rapidement une nouvelle base de données. On trouvera notamment de quoi planifier ses vacances, gérer une cave à vins, ou encore enregistrer des mots de passe. En outre, FileMaker a eu la bonne idée d'offrir un espace de téléchargement sur lequel tout le monde peut déposer ses propres modèles et télécharger ceux des autres utilisateurs.



Au chapitre des changements cosmétiques, on peut noter quelques modifications légères. Ainsi, il est possible de changer l'icône d'une bibliothèque parmi la trentaine proposée, ce qui permet de trouver plus facilement la bonne bibliothèque. On peut également regrouper des bibliothèques dans des dossiers pour gagner de la place dans la colonne latérale.



Parmi les autres petites nouveautés de Bento 3, la possibilité d'imprimer un formulaire vide (si vous souhaitez faire une enquête par exemple) est appréciable. On peut aussi copier un formulaire complet dans une autre collection d'une même bibliothèque par un clic droit sur le nom du formulaire.

Bento gère désormais iPhoto

Outre le carnet d'adresses et le calendrier présents dans la version 2, Bento 3 sait désormais gérer les photos présentes dans une base iPhoto. Comme pour les noms et les évènements, les photos sont traitées automatiquement : les albums sont regroupés dans la liste des bibliothèques Bento (ci-contre), tandis que chaque photo a droit à un enregistrement avec un formulaire de base. Les évènements ne sont pas gérés, mais les albums intelligents sont bien présents.

Contrairement au carnet d'adresses et au calendrier, il n'est pas possible de modifier les données des images comme le titre, ou encore les tags iPhoto. Bento se contente ainsi d'ajouter des champs à une photo, comme une catégorie, le nom du photographe ou encore des commentaires. On regrette que le champ "commentaires" ou "Légende" ne corresponde pas à la description dans iPhoto. Ces fonctions sont peut-être réservées à la prochaine version d'iPhoto.



Bento affiche toujours la dernière bibliothèque iPhoto utilisée. Si vous en gérez plusieurs, pensez à préalablement sélectionner la photothèque que vous voulez intégrer à Bento. Un changement de photothèque alors que Bento est ouvert sera répercuté automatiquement (une opération gourmande en ressources). Toutes les modifications effectuées dans iPhoto sont immédiatement visibles dans Bento.



Reste que si cela fonctionne plutôt bien, on voit mal l'intérêt de la chose. Intégrer des photos à une base de données est évidemment une bonne idée, mais Bento 2 le faisait déjà. Certes, Bento 3 propose d'ajouter aux images des champs additionnels, mais il n'y a aucun moyen de répercuter les changements dans iPhoto. On aimerait aussi avoir accès à d'autres informations, comme le modèle de l'appareil photo ou la géolocalisation. Autant d'informations qui se prêteraient bien aux opérations automatiques permises par Bento.

Outre les photos issues d'iPhoto, Bento 3 gère mieux les médias, quelle que soit leur source. Ainsi, dans la vue tableau, on peut prévisualiser une image dans les cases du tableau, puis à l'aide de Quick Look.



Partage et cryptage

Bento 3 ne se contente pas de changements cosmétiques et de l'ajout d'iPhoto. La dernière version ajoute deux fonctions qui pourront se révéler très utiles. D'une part, le partage local à la manière d'iTunes ou d'iPhoto. On peut, via les préférences, sélectionner une ou plusieurs bibliothèques à partager, et éventuellement les protéger par un mot de passe. FileMaker a bien fait les choses puisque l'on peut autoriser les modifications à distance.



Justement, pour éviter que des champs soient modifiés abusivement, ou pour sécuriser certaines données, on peut les protéger par mot de passe. Ce dernier doit préalablement être défini dans les préférences, où l'on peut aussi demander de bloquer l'ouverture du logiciel. Comme le signale explicitement Bento, la base de données générale n'est pas encryptée et reste accessible librement, à condition de connaître la position et la structure des fichiers.



Ceci fait, vous pouvez créer un champ "Encrypté", le seul à même d'être protégé par le mot de passe. Il est dommage, d'ailleurs, que Bento ne généralise pas ce principe et ne permette pas de protéger n'importe quel champ existant. Si vous n'avez pas prévu des bibliothèques avec les champs encryptés, vous n'aurez plus qu'à recommencer, puisque l'on ne peut pas passer directement à un champ crypté.



Les champs cryptés ajoutent une petite icône qui permet de cacher ou dévoiler le contenu. La flèche permet quant à elle de verrouiller tous les champs encryptés, ou de copier le contenu dans le presse-papier sans pour autant le dévoiler.



Conclusion

Ainsi, Bento 3 répond en partie aux attentes soulevées dans notre précédent test. Le partage de bibliothèques sera utile si vous gérez une base de données à partir de plusieurs postes, tandis que la protection des données, même imparfaite, a le mérite d'exister. On reste plus sceptiques sur l'intérêt de la gestion iPhoto.

Il reste quand même plusieurs lacunes : les formulaires manquent toujours de souplesse et Bento dialogue mal avec Internet. On ne peut pas exporter une bibliothèque sous la forme d'un site web, et les liens depuis Internet sont réduits : par exemple, on pourrait imaginer l'intégration des fichiers stockés sur un iDisk, au moins. Sur le plan technique, Bento 3 ne semble pas vraiment tenir compte des nouvelles technologies de Snow Leopard. Ainsi, le programme n'est pas en 64 bits et la vitesse d'exécution n'est pas vraiment meilleure que précédemment.

Si vous n'avez jamais utilisé Bento, et que vous cherchez un moyen de stocker facilement et rapidement tout type d'informations, Bento 3 est sans aucun doute le meilleur choix. Mieux adapté qu'un tableur, il est suffisamment puissant et convivial pour satisfaire tous ceux qui ne connaissent rien aux bases de données. De la collection de timbres à la gestion de factures, on peut à peu près tout faire avec Bento et la protection des données se révélera indispensable dans ce dernier cas.

Si vous disposez déjà de Bento, les choses sont moins évidentes. La mise à jour se justifie pleinement depuis la première version du logiciel, mais par rapport Bento 2, il faut avoir besoin d'une meilleure protection des données ou du partage de celles-ci sur un réseau local, ou alors trouver un intérêt à la gestion des photos iPhoto. Sinon, vous pouvez garder Bento 2 sans soucis, d'autant qu'elle gère déjà la version iPhone et iPod touch [1.0.2 – Français – 3,99 €]. Reste qu'à 15 €, le prix demandé pour passer à Bento 3 est modeste et incite à faire la mise à jour.