Il y a quelques mois, je suis entré en guerre contre la paperasse, et j'ai acheté Yep pour gérer et numériser tous mes documents administratifs... Mais je me demande, quelle est la différence entre Yep et Leap ? Ce dernier serait-il meilleur pour effectuer les tâches décrites ci-dessus ?

La problématique adressée par ces logiciels est d'importance mais un comparatif des outils de ce type serait bienvenu, DevonThink Perso, Pro, Leap, Yep, etc... On s'y perd un peu et certains stockent les fichiers dans des dossiers spéciaux, d'autres se contentent de créer des catalogues, si bien qu'on ne sait plus très bien si l'on a des sauvegardes. Merci d'avance à qui voudra bien s'atteler à cette tâche...

Tous ces logiciels ne remplissent pas la même fonctions et ne répondent pas à la même nécessité. Yep crée un catalogue de fichiers PDF grâce à Spotlight. Il laisse les fichiers où ils sont, mais les affiche tous dans un même fenêtre et permet de les trier grâce aux méta-données et de les afficher. Leap fait la même chose pour tous les fichiers : c'est un substitut au Finder d'Apple, qui repose exclusivement sur Spotlight (alors que le Finder repose sur le paradigme classique fichiers/dossiers). Comme alternative au Finder, on trouve aussi PathFinder. DevonThink permet de cataloguer des fichiers que l'on regroupe dans un dossier. C'est bien pour gérer un projet, mais cela n'a pas d'effet sur le disque dur dans son ensemble (contrairement aux logiciels basés sur Spotlight). Dans le même genre que DevonThink : Mori, EagleFiler, Yojimbo, Journler, etc. Chacun de ces logiciels a ses forces et ses faiblesses. On peut utilement utiliser un logiciel comme DevonThink couplé à un logiciel basé sur Spotlight comme Leap. Maintenant, en ce qui me concerne, mes choix sont les suivants : - j'utilise DevonThink pour des projets précis, car 1) il est extrèmement stable, 2) il permet de gérer des montagnes de données sans ralentissement (actuellement plus de 30 GO sur ma base principale), 3) ses fonctions de recherche sémantique sont les plus avancées du marché (aucun équivalent sous Windows) ; lire ceci: http://www.valhalla.fr/2006/11/20/devonthink-organise-la-pensee/ - je n'utilise pas les logiciels basés sur Spotlight (même si je dois avoir une demi-douzaine de licences Leap, avec tous les bundles MacUpdate et compagnie), car les méta-données et les commentaires associés aux fichiers sont stockés en dehors de ces fichiers, dans un (autre) fichier caché : .DS_Store. Ce fichier stockant les méta-données Spotlight n'étant pas exploitable sous Windows, un aller retour Mac->Windows->Mac de mes fichiers a systématiquement pour effet d'effacer toutes les méta-données.

J'ai peur de dire aucun d'eux n'est vraiment nécessaire, à peine utile. La solution que j'ai trouvé est la suivante : Leopard + SpotLight + une organisation en sous dossier cohérente qui s'appuie sur la solution de scan de Fujitsu ScanSnap avec l'OCR d' acrobat (même si pas le meilleur, amplement suffisant). Cette solution transforme tout document administratif en document avec une couche texte (tout en conservant "l'image" originale, ce qui peut compter), texte indexable, of course, Spotlight fait le reste. Le nom du document reflétant son classement physique. Pour une petite entreprise, je met presque 2 années sur un... CD ! Très souple comme fonctionnement, facilement transportable et suit l'évolution du système :)) et ça prend même pas une heure par semaine ! Fantastique à l'utilisation ! Le cul par terre :))

Je numérise également tout mes documents (factures, papiers administratifs etc...) et spotlight à lui seul me suffit amplement pour les retrouver.

merci Anabys de ces commentaires et retours d'expérience très utiles. J'étais tombé dans le piège "Class'Papier" qui n'est vraiment pas bon pour rester poli. (et 4D semble le ralentir énormément) En lieu et place J'utilise ReceiptWallet (avec sa déclinaison Document depuis que les deux ont été fusionnés) et DevonThink Perso dont j'ai récupéré une licence dans un bundle. Mais je n'ai pas encore trouvé l'idéal: classement automatisé des documents par apprentissage et par dépouillement type OCR (eg; les relevés de banques, factures type EDF, GDF, téléphone, etc... devraient pouvoir s'archiver, se renommer de façon moins ésotérique que ce que propose le fournisseur tous seuls). Avec AppleScript il semble que Devonthink Pro permette de faire quelque chose à partir de ses metadonnées mais il faut encore pas mal se retrousser les manches...et écrire un script par document.

@ kubernan Ouais mais l'avantage de la solution OCR c'est que du coup, il indexe aussi le contenu et ça, ça n'a pas de prix comme on dit, même si ça a un coût, comme on dit aussi.

indexage par spotlight + finder sinon, si j'ai vraiment un besoin critique de comparer des tonnes de pdf/documents , Leap est très pratique.

@jala : DevonThink Pro Office (DTPO) permet de faire ce que tu veux. Mais il est vrai que c'est la déclinaison la plus chère du logiciel. - DTPO possède un gestionnaire de numérisation (fonctionne très bien avec le Fujitsu ScanSnap dont parle tibet, mais aussi avec n'importe quel scanner plat reconnu par OS X) ; il permet donc de transformer un document papier en PDF. - DTPO possède un logiciel OCR (Iris si je me souviens bien), qui permet de reconnaître le texte dans la foulée de la numérisation. - Une fois le texte reconnu, DTPO permet de classer le document grâce à son système d'indexation sémantique. En pratique, si un dossier contient tes factures d'électricité, le sigle "EDF" apparaîtra vraiment très souvent dans les fichiers de ce dossier et, si tu scannes une nouvelle facture, DTPO détectera que puisqu'elle contient le sigle "EDF" elle doit être classée dans le même dossier que les autres... - Il faut ensuite créer un AppleScript attaché à ce dossier (c'est la partie la plus complexe, le reste est facile) pour renommer automatiquement tout nouveau fichier selon un format défini (par exemple, si le dossier s'appelle "EDF", le script pourrait nommer chaque nouveau fichier : NomDuDossier-jj/mm/aaaa.pdf)

@ Anabis. Quel magistral retour de connaissances et d'expérience !!! Si tous les retour de post spécialisés pouvaient avoir cette qualité ... Merci beaucoup.

Leap retrouve tout type de fichier en créant un aperçu, même pour les photos .nef, il suffit de le configurer pour cela. Il n'y a pas d'utilité à posséder les deux, Yep ne gère que les Pdf (mais très bien) et permet de les créer via le scan, ou à partir d'une page web.

Les tags c'est bien, mais ça peut vite devenir le foutoir. Malgré une consciencieuse attention, c'est déjà le cas chez moi avec Yep... De plus, il suffit que deux tags aient les mêmes lettres de début, et il faut tout réparer à la main...