Vous en avez assez d'éditer un document texte, une feuille de calcul ou une présentation par e-mail avec vos collègues ? Vous ouvrez un fichier, apportez des modifications, enregistrez le fichier, le renvoyez à d'autres co-auteurs afin qu'ils puissent approuver la nouvelle version du fichier et recevez le fichier avec de nouvelles modifications, sans fin. Vous ne pensez pas que vous tournez en rond ?

Heureusement, si vous souhaitez sortir de ce cercle vicieux, il existe des outils de collaboration qui vous permettent d'éditer des documents simultanément avec d'autres utilisateurs en temps réel. Et non, nous ne parlons pas de Google Docs, mais d'une suite bureautique open source qui peut vous aider à augmenter votre productivité et à gagner du temps pour d'autres tâches : ONLYOFFICE Docs.

Qu'est-ce que ONLYOFFICE Docs ?

ONLYOFFICE Docs est très similaire à Google Docs et Microsoft Office Online. Cette suite bureautique open source facilite les choses lorsque vous devez modifier un document avec d'autres personnes. Il vous permet de partager des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir en ligne et de les modifier dans votre navigateur. Plusieurs utilisateurs peuvent modifier le même fichier en temps réel, sans se déranger.

Outre ses éditeurs Web pour les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations et les formulaires à remplir, ONLYOFFICE Docs est livré avec une visionneuse et un convertisseur PDF. Vous ne pouvez pas modifier les fichiers PDF, mais la navigation est très confortable et vous pouvez toutefois convertir vos fichiers pour l'édition.

ONLYOFFICE Docs est distribué sous les termes de l'AGPLv3, vous pouvez donc utiliser et modifier librement la suite bureautique (sauf si vous violez la licence). Le soft peut être installé sur un serveur local ou être utilisé en cloud privé. Une instance peut gérer des dizaines d'utilisateurs, c'est donc un bon choix pour les équipes de toutes tailles et les individus.

Interface de ONLYOFFICE Docs

À première vue, ONLYOFFICE Docs ressemble à un clone de Microsoft Office, mais cette impression est trompeuse. Le logiciel offre son propre look, avec des fonctionnalités uniques.

Tous les outils et boutons d'édition et de collaboration sont divisés en onglets fonctionnels. Par exemple, si vous avez besoin d'ajouter quelque chose, que ce soit une image ou un graphique, vous pouvez trouver l'option correspondante dans l'onglet Insertion. Tout est si intuitif que vous n'avez pas besoin de passer trop de temps à vous familiariser avec les fonctionnalités de base.

Le logiciel vous propose par ailleurs plusieurs thèmes d'interface : Light, Classic Light, Dark et Dark Contrast, afin que vous puissiez choisir l'un d'entre eux en fonction de vos préférences et de l'intensité d'éclairage actuelle.

Si vous avez de l'expérience dans l'utilisation d'autres logiciels d'édition avec interface à onglets, vous trouverez probablement l'utilisation d'ONLYOFFICE Docs très intuitive..

Fonctionnalités et outils d'édition

Dans ONLYOFFICE Docs, vous retrouverez les mêmes outils d'édition que n'importe quelle autre suite bureautique. Ainsi, vous pouvez créer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires à remplir de toutes sortes, comme des rapports, des essais, des factures, des documents de recherche, des lettres, etc.

Vous pouvez choisir parmi différentes polices, insérer des en-têtes et des pieds de page, ajouter des objets (tableaux, diagrammes, images, graphiques, Text Art, formes automatiques, etc.) appliquer des transitions et des effets d'animation dans les diapositives, insérer des champs interactifs dans les formulaires et bien plus encore.

ONLYOFFICE Docs est également compatible avec les plugins tiers qui apportent de nouvelles fonctionnalités (vous pouvez gérer tous les plugins installés et en ajouter de nouveaux dans le gestionnaire de plugins). Par exemple, vous pouvez installer le plugin Draw.io pour accéder à des formes et des diagrammes plus avancés, lancer les plugins Google Translate ou Deepl pour traduire votre texte dans d'autres langues et même connecter votre compte Telegram pour pouvoir envoyer des SMS à vos collègues et amis pendant l'édition un document. L'activation des appels audio et vidéo est possible via les plugins Rainbow et Jitsi.

ONLYOFFICE est compatible avec les formats de votre choix

Si vous avez utilisé différents logiciels de bureautiques à l'instar de Pages ou de Word, vous savez probablement à quel point il est terrible de faire face à une incompatibilité de format. Par exemple, lorsque vous créez un document texte avec Pages qui semble différent sur Microsoft Office.

En ce qui concerne ONLYOFFICE Docs, vous pouvez ouvrir n'importe quel fichier OOXML (DOCX, XLSX et PPTX) sans problème et les enregistrer dans d'autres formats. Vous pouvez également travailler avec d'autres extensions de fichiers populaires, comme les formats ODF, pris en charge via la conversion en OOXML. DOC, XLS, PPT, TXT, RTF et HTML peuvent également être modifiés.

Collaboration en temps réel

En tant qu'alternative à Google Docs et à Microsoft Office Online, ONLYOFFICE Docs est livré avec des fonctionnalités collaboratives qui facilitent la co-création de documents, de feuilles de calcul, de présentations et de formulaires en temps réel.

Vous disposez de deux modes de coédition différents (que vous pouvez activer et désactiver à tout moment). Lorsque vous travaillez en mode rapide, vous pouvez voir toutes les modifications apportées par d'autres utilisateurs en temps réel juste après la saisie. Lorsque vous passez en mode strict, toutes les modifications ne deviennent visibles qu'après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer. Ce modèle est conçu pour une coédition privée.

Le soft vous permet différentes autorisations d'accès. Vous pouvez décider si d'autres utilisateurs peuvent modifier le fichier partagé sans limitation, l'ouvrir pour le visualiser, le réviser et suggérer des modifications, laisser des commentaires ou remplir les champs obligatoires, etc.

La fonctionnalité d'historique des versions vous permet de parcourir toutes les versions précédentes d'un fichier et de restaurer la version requise si nécessaire. Vous pouvez laisser des commentaires, envoyer des messages dans le chat intégré ou communiquer via le plugin Telegram.

Une intégration de nouvelle génération et des apps partout

Théoriquement, ONLYOFFICE Docs peut être intégré à n'importe quelle application Web. Actuellement, ONLYOFFICE Docs propose plus de 30 applications d'intégration pour des logiciels tels que Nextcloud, ownCloud, WordPress, Plone, Strapi, Seafile, Alfresco, Jira, Confluence, Nuxeo, Seafile, Chamilo, SharePoint, Moodle, etc. L

ONLYOFFICE Docs est disponible sur toutes les plateformes populaires, localement sur Windows, macOS et Linux. Il existe également des applications mobiles (sans publicités et gratuites) pour Android et iOS qui peuvent être téléchargées à partir des magasins d'applications officiels.

La sécurité avant tout

En tant que solution auto-hébergée, ONLYOFFICE Docs vous offre un contrôle total sur vos données. Encore une fois, le code source de la solution est ouvert et le logiciel utilise JSON Web Token pour protéger les documents contre les accès non autorisés.

L'activation du protocole HTTPS vous permet de chiffrer votre trafic. Vous pouvez aussi restreindre les options de copie, de téléchargement et d'impression des documents. Si vous travaillez avec des documents confidentiels, un espace sécurisé où vous pouvez stocker, modifier et partager des documents sous forme chiffrée à l'aide de l'algorithme incassable AES-256 est disponible.

Vous n'avez pas besoin d'inventer, d'envoyer ou de saisir des mots de passe : libre à vous de générer et de transférer vos documents sous forme chiffrée lorsque vous les partagez avec d'autres utilisateurs.

Une version gratuite et une version pour les entreprises

ONLYOFFICE Docs est une alternative solide et open-source à Microsoft Office ou Google Docs. Le logiciel est livré avec une version gratuite, mais limitée en termes de connexion simultanées. Pour profiter de mises à jour régulières et d'un support professionnel, vous pouvez envisager ONLYOFFICE Docs Enterprise Edition. Cette édition est évolutive, vous pouvez donc choisir le plan tarifaire qui correspond le mieux à vos besoins.

Toutes les éditions commerciales de ONLYOFFICE Docs sont accompagnées d'une période d'essai gratuite. Cela vous permet de tester les fonctionnalités de la suite et de voir comment elle fonctionne en combinaison avec d'autres plates-formes avant d'acheter une licence commerciale.

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