Les logiciels de la suite Cogilog, à commencer par Cogilog Gestion, disposent d’une architecture moderne. Développés sous Cocoa, et s’appuient sur la base de données open-source Postgre. Pour ce type d’applications, avoir recours à une base de données, offre une robustesse inégalée, facilite la mise en place d’une architecture client/serveur et permet de gérer une quantité de données nettement plus importante.
Installation du logiciel
Que ce soit pour une utilisation monoposte ou multiposte, le processus d’installation est des plus simples. L’installeur se charge d’installer pour vous le programme en lui-même ainsi que le logiciel de base de données. Tout est parfaitement transparent, il n’y a aucune configuration spéciale à faire. L’aspect technique est entièrement masqué. L’utilisateur lambda peut d’ailleurs très bien utiliser le logiciel sans savoir qu’il y a une base de données derrière. Seul défaut à tout cela : certains n’apprécient guère que Cogilog crée un dossier à la racine du disque dur pour y mettre Postgre et quelques éléments supplémentaires.
Nous avons testé le logiciel dans un environnement client-serveur et nous avons été là aussi séduits par la simplicité de la solution. Le logiciel se connecte, grâce à l’emploi de la technologie Bonjour, automatiquement au serveur. Là encore, l’utilisateur n’a rien à faire si ce n’est d’entrer son login et son mot de passe. Du fait qu’il y a une base de données derrière, il est possible de travailler sans le moindre problème à dix ou quinze personnes sur le logiciel en même temps. L’accès aux informations en client/serveur ne ralentit nullement le logiciel.
Qualité de l’interface
Lorsque vous lancez Cogilog Gestion pour la première fois, le logiciel vous invite à remplir une fiche concernant votre entreprise (nom, adresse, informations fiscales...). Une fois ces formalités achevées, l’utilisateur peut commencer à travailler.
Ce qui frappe lorsque l’on utilise Cogilog Gestion pour la première fois, c’est la qualité de son interface Aqua, claire et soignée. Comme pour n’importe quelle application cocoa, il est possible de personnaliser les différentes barres d’outils à sa guise, d’afficher ce que l’on veut... Chaque fenêtre possède plusieurs filtres qui permettent par exemple d’afficher la liste des factures entre deux dates ou d’un client spécifique. L’interface a réellement été pensée pour l’utilisateur, ce qui est plutôt rare pour les logiciels de gestion.
Le logiciel s’articule essentiellement entre deux menus : «Données» qui permet de rentrer les clients, les produits et de mettre au point les modèles des différentes pièces commerciales et «Pièces» qui permet de créer ou d’éditer des devis, factures et bons de livraison. Une fois que l’on a intégré cette logique, on prend rapidement mesure du logiciel.
Cogilog Gestion permet de créer des catégories de clients et de produits. Il est possible pour une catégorie de clients de spécifier un certain nombre de critères : délais pour les relances automatiques et les paiements, Format des documents imprimés, quel taux de TVA appliquer et renseigner le code client ainsi que le compte client. Pour un produit donné, il est possible également de gérer le stock.
Créer une fiche client revient presque à remplir la fiche d’un contact sur le Carnet d’Adresses d’Apple avec quelques détails en plus comme la possibilité de définir un commercial attitré ainsi que quelques informations spécifiques. Au passage, on regrette qu’il n’y ait aucune passerelle entre les outils de gestion de contact d’Apple et de Cogilog.
Avant de pouvoir se lancer, il ne reste plus qu’un élément à peaufiner : les modèles des pièces commerciales. Les éléments propres à la facture s’éditent dans un tableau. Pour chaque ligne, il est possible de définir la police, la taille, le corps ainsi que quelques options. Concernant la mise en page en elle-même, Cogilog Gestion intègre un petit outil permettant de placer les différents éléments. Il est possible d’importer des éléments graphiques pour donner un peu de cachet aux documents. L’outil est bien conçu, offre quelques libertés, mais ne permet pas cependant de personnaliser le tableau central contenant les articles commandés. C’est dommage, mais ce n’est qu’une facture après tout et les différents outils sont suffisants pour donner une touche d’originalité à vos documents.
Modulaire...
Cogilog Gestion permet d’exporter ses données via un fichier texte à CIEL (Mac et PC), SAGE (Mac et PC), Quadratus, Météor et Compt’Up. Mais c’est encore avec Cogilog Compta qu’il fonctionne le mieux. Il est possible à tout moment de synchroniser les données entre les deux logiciels tout en assurant la cohérence des données. La modification d’une facture est prise en compte dans la compta lors de la synchronisation suivante. La communication entre les deux logiciels est totalement satisfaisante.
Trois utilitaires...
À ce propos, Cogilog livre trois utilitaires. Le premier sert à effectuer des sauvegardes automatiques de vos données. Là encore, tout est très simple, il suffit de spécifier l’endroit où vous désirez stocker vos données et le tour est joué. Le logiciel se propose également de conserver les x dernières sauvegardes. Le second permet d’administrer de manière complète les utilisateurs se connectant au logiciel. Ainsi, il est possible pour un utilisateur de définir s’il a le droit d’utiliser ou non une application de la suite, si oui sous quelles conditions (lecture, modification ou administrateur). Enfin, on peut changer le degré d’implication d’un utilisateur en fonction de l’entreprise. Ainsi, une personne peut être administrateur pour une entreprise A, avoir le droit seulement de consulter les factures pour une entreprise B et ne pas avoir le droit de consulter la comptabilité d’une entreprise C, par exemple. Le troisième, quant à lui, permet d’arrêter ou de relancer la base de données. Les utilitaires en question fonctionnent avec toutes les applications de la suite Cogilog (Compta, Gestion Commerciale, Immobilisations...).
Peut encore mieux faire
On a rarement vu un logiciel de ce type utiliser aussi bien les technologies d’Apple. À l’utilisation, on se dit que le logiciel peut encore mieux faire. On regrette par exemple que le logiciel ne puisse pas se synchroniser avec le carnet d’adresses. Le système de relances pourrait également d’interfacer avec iCal ou encore rappeler l’utilisateur via un Widget.
Le prix du logiciel est très compétitif, il est moins cher que le logiciel équivalent chez Ciel. En résumé, Cogilog Gestion est un logiciel rare sachant réconcilier et allier Macintosh et gestion commerciale et qui conviendra parfaitement aux petites et moyennes structures. De plus, si vous êtes séduits par le logiciel, vous serez sans doute intéressés par les autres logiciels de la suite.
