Restez chez vous : créez des dossiers intelligents

Jean-Baptiste Leheup |

La période de confinement peut être l'occasion d'avoir plus de temps libre, alors pourquoi ne pas en profiter pour faire finalement ce que l'on remet toujours à plus tard.

Aujourd'hui : découvrez et créez des dossiers intelligents dans les logiciels Apple

Confinement ou pas, les dossiers intelligents sont une fonction répandue dans l'univers du Macintosh, mais ignorée ou délaissée par beaucoup d'utilisateurs. C'est dommage, car avec un investissement minime, ils peuvent rendre pas mal de services et faire gagner du temps.

Prenez Mail, par exemple. Soit vous êtes du genre à tout laisser dans la Boîte de réception (et vous perdez du temps ensuite à retrouver tel ou tel message), soit vous êtes du genre à tout classer dans what-mille sous-dossiers (et vous perdez du temps à classer vos messages). Avec les dossiers intelligents, vous pouvez tout laisser dans la Boîte de réception, et disposer quand-même de dossiers bien ordonnés où vous retrouvez vos messages. Car un dossier intelligent est un dossier virtuel, dans lequel apparaissent des éléments répondant à des critères prédéfinis. Ces éléments ne sont ni copiés, ni déplacés : ils apparaissent, comme les résultats d'une recherche.

Pour créer un dossier intelligent dans Mail, rien de plus simple : passez par le menu « Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres intelligente ». Donnez-lui un nom et définissez quelques critères. Il peut s'agir de la date, de l'expéditeur, de l'objet, du fait que le message a été lu ou marqué d'un drapeau, que vous y avez répondu ou non, ou encore qu'il contenait une pièce jointe. Cliquez sur OK : la nouvelle boîte intelligente apparaît dans la colonne latérale du logiciel, parmi ses semblables. Voici par exemple une manière d'afficher tous les mails envoyés par Christophe, Mickaël, Stéphane, Nicolas, Cyril et les autres :

Remarquez que les critères sont soit cumulatifs, soit alternatifs, mais pas un mélange des deux. Il y a heureusement une manière de s'en sortir. En reprenant le même exemple, j'ai pu créer une deuxième boîte intelligente, qui affiche les messages de la première, sauf ceux envoyés par le système automatique de newsletter.

On retrouve exactement le même fonctionnement dans Photos, dans le menu « Fichier > Nouvel album intelligent ». Les critères sont nombreux (Raw, HDR, panoramas, selfies, titre du fichier, longueur focale, iso, objectif, temps de pose, modèle d'appareil photo…). J'ai toujours sous le coude plusieurs dossiers intelligents :

  • un qui ne contient que les vidéos (je les exporte régulièrement pour les importer dans iMovie et je les supprime de Photos) ;
  • un pour chaque année civile (ils deviendront des livres-photos quand j'aurai le temps de m'y mettre — vivement le prochain confinement) ;
  • un pour les photos qui regroupent tous les membres de la famille ;
  • un pour les photos à 1600 iso et plus ou avec un temps de pose supérieur à une seconde (une bonne manière de retrouver les photos de nuit et d'intérieur) ;
  • un pour toutes les photos au format RAW (moins intéressant maintenant que je n'utilise plus que ce format)…

Notez que dans la plupart des cas, Photos vous propose de sélectionner un critère dans une liste déroulante grâce au bouton coloré situé à droite de la case. C'est bien pratique pour trouver rapidement le nom exact d'un appareil photo ou la manière correcte d'écrire une vitesse d'obturation…

Des dossiers intelligents, on peut aussi en créer dans iTunes et Musique, grâce au menu « Fichier > Nouvelle playlist intelligente ». Chez moi, on trouve une liste qui contient 10 Go de musique sélectionnée au hasard (en excluant les morceaux dont le type inclut « vidéo » et les titres une durée inférieure à trente secondes pour exclure les bruitages et autres jingles). C'est cette liste de lecture que j'emporte sur mon iPhone.

Mais ma liste préférée, c'est mon « Flop 50 personnel ». Une liste de morceaux que je n'ai jamais lus jusqu'au bout, et que j'ai plusieurs fois « sautés » (le saut est un compteur incrémenté quand on passe à la chanson suivante après seulement quelques secondes de lecture).

Et on termine ce tour d'horizon avec le Finder, qui dispose de ses propres dossiers intelligents depuis 2005. C'est sans doute le logiciel le plus puissant, puisqu'il dispose de tous les critères de recherche de Spotlight. Pour créer un tel dossier, c'est dans le menu « Fichier > Nouveau dossier intelligent » que ça se passe. Quand vous activez ce menu, vous vous retrouvez face à une recherche classique, sauf que la fenêtre dispose d'un bouton « Enregistrer ». Vous pouvez entrer des critères dans la case de recherche, ou bien directement à l'aide du bouton « + ».

Et hop, toutes les images-disques inférieures à 1,5 Mo pour retrouver mes disquettes pour l'émulation

N'oubliez pas que pour voir toutes les nombreuses options offertes par le Finder, il faut choisir le critère « Autre » et faire défiler l'interminable liste (qui dispose de sa propre case de recherche). On y trouve des critères généraux relatifs aux fichiers (taille, dates, format…) et toute une flopée de critères spécifiques (dimensions d'une image, destinataires d'un mail, débit d'un fichier audio, famille de police, nombre de pages d'un document PDF…).

Mise à jour : Dans les réactions, 8enoit et BeePotato me font remarquer que j’ai oublié de préciser que dans iTunes, Musique et le Finder, il est possible d’appuyer sur la touche option tout en cliquant sur le bouton « + », afin d’obtenir des conditions cumulatives. Il est possible de créer, sur plusieurs niveaux, des conditions multiples de type ET, OU et SAUF. Photos et Mail en sont malheureusement exclus… Dans l’exemple ci-dessous, le Finder affichera les fichiers qui sont des vidéos OU des images (SAUF des GIF), ET qui contiennent les termes iMac OU eMac dans leur nom. Merci à nos fidèles lecteurs pour cette piqure de rappel bien utile, la fonction ayant été bien cachée par Apple…

avatar Ricobtz | 

Dommage qu’avec Mail, on ne retrouve pas ces dossiers sur iPhone. Ça perd un peu d’intérêt.
Photos crée déjà des sous-dossiers Video, panoramas, lieux, reconnaissance faciale. Mais je note pour les autres critères :)

avatar PierreBondurant | 

Dommage qu’on ne puisse pas créer des albums intelligents de Photos dans iPadOS...

avatar 8enoit | 

@PierreBondurant

Clair. J’attends cela impatiemment. Avec les mots-clés c’est un gros manque sur Photos iOS.

avatar PierreBondurant | 

@8enoit

Et aussi de pouvoir ajouter les visages quand ils ne sont pas détectés automatiquement, ça me serait bien utile

avatar melaure | 

Merci pour cet article, ces dossiers sont bien pratiques.

Après sur iOS je ne suis pas etonné, c’est un OS qui est loin derrière MacOS ...

avatar ingmar92110 | 

Merci ça va me pousser à enfin utiliser ces fonctions

avatar lauraffaire | 

Il faudrait pouvoir faire la même chose sur Outlook pour Mac que j’utilise pour le travail ...

avatar DahuLArthropode | 

@lauraffaire

On doit pouvoir. Sur Win10, onglet Dossier du ruban, il y a un bouton « dossier de recherche ». Pas sur Mac?

avatar Pyjamane | 

En fait, ce n'est rien de moins que les "libellés" de Gmail adaptée à tous types de boîtes aux lettres (si vous utilisez Gmail, ces libellés sont repris tels quels par Mail sans rien avoir à faire - mais il n'y a aucun intérêt à utiliser Mail si on a Gmail).

avatar Novezan | 

@Pyjamane

« En fait, ce n'est rien de moins que les "libellés" de Gmail adaptée à tous types de boîtes aux lettres »

C’est tout à fait ça !!! 👍

avatar youbzh | 

@Pyjamane Un intérêt possible d'utiliser Mail si on a Gmail, c'est de télécharger les messages en local, pour y accéder hors connexion. si on utilise pas Google Chrome.

avatar Pyjamane | 

Gmail hors connexion existe....

avatar smog | 

Merci pour cet article. je me suis toujours dit qu'un jour je regarderais ce qu'est un "truc intelligent" !
J'ai essayé de mettre tous mes fichiers .blend dans un dossier "Finder" intelligent, pas réussi.
Quel est le critère ? J'ai pensé à "Type : document" et "format" mais ça ne donne rien...

avatar ckermo80Dqy | 

@smog

Extension peut-être ? Je n’ai pas vérifié si le critère existait.

avatar smog | 

Merci ckermo80Dqy pour ton aide.
Oui, j'ai trouvé ça effectivement, "extension de fichier est" mais le .blend ne donne rien... Pas plus que le blend (sans le point).
Bizarre...

Edit : ça marche si j'enlève le critère "type : document"... Apparemment c'est le double critère qui posait problème !

avatar Pico | 

Sauf erreur, parmi cette liste, seuls les dossiers intelligents de iTunes/Music fonctionnent/synchronisent avec iOs n’est-ce pas ?

avatar xDave | 

“Avec les dossiers intelligents, vous pouvez tout laisser dans la Boîte de réception”

Très franchement je ne recommande pas ce genre de pratique.
C’est un coup à ralentir Mail et le serveur de Mail au moment des synchros.
Et du risque de se retrouver avec un In corrompu et de tout perdre.
Ou encore tout bêtement de ne plus pouvoir accéder à ses mails.
J’ai un client qui faisait ça et qui un jour s’est retrouvé bloqué méchamment car il avait un stock de mail hallucinant et des spams à foison. J’avais dû utiliser je ne sais plus quelle application pour accéder au compte et le vider des mails inutiles avant qu’il ne puisse accéder de nouveau à ses mails. Le webmail était inutilisable.

Enfin pour l’archivage, je ne crois pas que ça soit très efficace.

avatar Lexada | 

@xDave

Je me suis fait la même réflexion.

Ça serait mieux du coup de créer des boites intelligentes et de soit supprimer soit archiver les mails de la boîte de réception

avatar xDave | 

@Lexada

Et bien sur le même principe, il y a, et depuis toujours, une fonction filtre dans les clients mail. Et déjà, rien que ça, peu de gens l’utilisent.
Après tout ces dossiers ne sont jamais que des filtres et rien d’autres

Le nombre de personnes que je dois dépanner pour un In trop plein, ou un compte saturé, est surprenant, sans parler d’une corbeille non vidée de temps en temps selon les réglages par défaut du logiciel.
Il me semble également que cela a un impact non nul écologiquement.

Alors je suis sans doute un vieux crouton qui a connu les joies du POP sur modem RTC... mais d’expérience.

En revanche dans Photos, iTunes ou le Finder, les dossiers intelligents sont assez géniaux.

avatar Jean-Baptiste Leheup | 

@Lexada

Pour ça, dans le logiciel Mail, il faut appliquer des règles plutôt que des dossiers intelligents. Ça déplace réellement le mail quand il arrive dans la boîte de réception. Je l’ai fait pour quelques catégories (comme des newsletter ou des factures mensuelles).

Cependant, j’ai plus de 20.000 mails dans la boîte de réception du logiciel Mail et ça marche sans soucis ni ralentissement. Avec l’affichage par discussion, et l’outil de recherche qui est instantané, je ne ressens plus du tout le besoin de classer mes mails en sous dossiers. Si je veux retrouver un mail de Patrick qui parle de pastis, je tape « de:Patrick [retour] pastis » dans la case de recherche, et hop j’ai trouvé !

C’est une question d’habitude et de sensibilité, chacun peut faire comme il préfère !

avatar Ielvin | 

Cool ~ merci.

Ça marche bien pour chercher toutes les images en png et les transformer en heic. Ça fait beaucoup de place gagnée.

Je cherche Automator maintenant afin d’automatiser (sans deck ?!) et les laisser à la même place.

avatar switch | 

J'ai longuement testé les dossiers intelligents dans le temps mais je ne les utilise que très rarement.
J'ai opté pour un classement dans des dossiers + une base de données FileMaker servant de référence et qui pilote le Finder pour créer les dossiers, les ouvrir, en lister le contenu de façon dynamique…
Spotlight restant toujours là dans les cas les plus extrêmes.

avatar winchestermann | 

Attention, si vous avez des problèmes avec mail comme j'en ai eu au passage avec Catalina,
formatage de l'Imac par Apple des perte de tous les dossiers intelligents donc méfiance.

avatar Olivier S | 

Article intelligent !
Merci

avatar 8enoit | 

Tiens l’article aborde à peine la question des critères cumulatifs, exclusifs et négatifs (booléens? C’est comme ça qu’on dit?)
Pas présents partout mais sur le Finder et aussi sur iTunes. Très utile.
Quand on définit les critères, il faut pousser sur OPTION et le ➕ se transforme en •••

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