SoftWatch Technologies propose aux grandes entreprises ses services pour analyser et réduire leurs dépenses en achat de couteuses licences de logiciels (Software License Optimization). La cible numéro un de la solution logicielle de SoftWatch est les licences Microsoft. Certaines entreprises sont persuadées que leurs employés ont besoin de licences de bundle complet, comme Office Professional Plus Suite, alors que bien souvent ces dépenses se révèlent être de l’argent jeté par les fenêtres.
Les résultats provenant des logiciels développés par SoftWatch et installés pendant trois mois auprès de 51 entreprises de tailles mondiales (soit plus de 148 500 employés) ont révélé que 80 % des employés sont des « lights users » (« utilisateurs occasionnels »).
L’étude sur l’utilisation d’Office fournit une série d’informations intéressantes. Les employés des sociétés analysées ne passent en moyenne que 48 minutes sur des applications Microsoft Office, et la plupart du temps, il s’agit d’Outlook (gestionnaire de mails) avec 32 minutes par jour. PowerPoint n’a pas autant la cote qu’on aurait pu le penser : 43 % des employés ne l’utilisent jamais. D’autre part, la plupart des employés se servent des logiciels d’Office principalement pour les consulter et n’ont des fonctions de créations de documents ou de manipulations de ceux-ci que très limitées.
Dans les entreprises, les utilisateurs se servant réellement des applications d’Office représentent un faible pourcentage : 2 % des employés pour PowerPoint (2 minutes d’utilisation par jour en moyenne), 9 % pour Word (5 minutes d’utilisation quotidienne) et 19 % pour Excel utilisé 8 minutes par jour.
L’étude met à mal les arguments de Microsoft qui présente la suite Office comme indispensable pour les entreprises pour la création, l’édition et la communication de données entre les différents services et avec le monde extérieur.
Les conseils de SoftWatch aux entreprises voulant optimiser leurs dépenses ? Utiliser des applications gratuites (tel OpenOffice, iWork…) pour les utilisateurs ne se servant que peu des applications d’Office, ou ne recourant qu’à des fonctions simples. Ou bien acheter la licence d’une ou deux applications (Word, Excel, PowerPoint…) plutôt qu’un bundle avec une quantité de logiciels jamais utilisés. Il y a aussi la possibilité de recourir à des solutions « logiciel en tant que service » (« Software as a Service » ou SaaS, comme Google Apps).
Ces informations ne semblent pas être complètement une surprise pour Microsoft qui commercialise depuis 2011 une offre SaaS avec Office 365 répondant à certains manques et limitations des suites Office traditionnelles (utilisation sans limites de toutes les applications, applications « lecteur » permettant de consulter gratuitement des documents créés avec Office…). Mais selon SoftWatch, ce n’est pas suffisant : ses services et recommandations permettraient aux entreprises d’économiser 90 % de leurs dépenses actuelles en licences Office.